Leistung ist messbar – in 3 Schritten

Leistung messen in 3 einfachen Schritten

Die meisten Führungskräfte sind sich einig: „Wir müssen Leistung effektiv messen können.“ Doch was sollte das im Alltagsgeschäft bedeuten, und was passiert tatsächlich in der täglichen Unternehmenspraxis?

Das interessanteste zuerst. Die 3 Schritte zur objektiven Leistungsmessung sind:

  1. Key Performance Indicators (KPI) für jede Stelle im Unternehmen definieren
  2. Leistung mit KPIs vergleichen und Abweichungen feststellen
  3. Abweichungen mit den Mitarbeitern besprechen und Maßnahmen zur Lösung erarbeiten

Hört sich einfach an. Ist es eigentlich auch.

Einfach ist leider nicht immer leicht

Die Theorie ist einfach und intuitiv. Der Output des Mitarbeiters wird gemessen und mit einer vorher festgelegten Kennzahl verglichen. Gibt es Abweichungen, wird den Ursachen auf den Grund gegangen. Anschließend wird erarbeitet, was genau zur Lösung des Problems gebraucht wird (oder vielleicht das Ziel angepasst). Das wird dann umgesetzt.

Soweit so gut.

Leider scheitert dieser konsequente Prozess in der Realität oft an zwei Dingen:

  1. Die objektiven Messgrößen zum Vergleich der Leistung sind nicht vorhanden. Dadurch wird Leistungsmessung zur subjektiven Beurteilung ’nach Gefühl‘.
  2. Unerfahrenheit und Unsicherheit im Führen von unangenehmen Gesprächen wenn Abweichungen aufgetreten sind.

Jede Stelle im Unternehmen braucht messbare KPIs

Wie genau können Leistungsabweichungen gemessen werden? Nur wenn eine Vergleichsgröße vorhanden ist. Hier kommen die KPI ins Spiel. Sie sind für die jeweilige Stelle festgelegte Messgrößen für den Leistungsoutput.

Ein paar Beispiele:

  • geführte Telefonate
  • abgeschlossene Verträge
  • akquirierte Kunden
  • Reklamationen
  • Durchschnittliche Dauer von Ticketbearbeitung
  • Einhaltung von Deadlines
  • Erreichung von Umsatzzahlen
  • Erreichung von Budgetzielen

Jede Stelle im Unternehmen braucht objektiv messbare Key Performance Indicators. Nochmal, weil es wichtig ist: Jede Stelle im Unternehmen!

Aber! An dieser Stelle kommt meistens ein Einwand. Es ist völlig unmöglich für jede Stelle sinnvolle KPIs zu finden!

Doch!

Für jede Stelle im Unternehmen gibt es KPIs – sofern die Stelle Leistung erbringt

Es ist möglich. Ich verteidige die Meinung, dass es sogar dringend notwendig ist. Wie sonst können Sie Leistung objektiv messen, und wie sonst können Sie Mitarbeiter objektiv beurteilen? Wie können Sie Mitarbeiter individuell entwickeln, so dass Mehrwert für ihn und Ihre Organisation entsteht?

Ohne individuelle Förderung und Entwicklung – die zu großen Teilen auf Leistungsmessung basiert – verlässt der Mitarbeiter im schlimmsten Fall nach einigen Jahren frustriert das Unternehmen und nimmt seine Erfahrungen zur Konkurrenz mit.

Falls Sie Schwierigkeiten bei der Bestimmung der KPI haben helfen die folgenden Fragen:

  • Welche Leistung erbringt dieser Mitarbeiter?
  • Wie trägt der Mitarbeiter zum Erfolg der Organisation bei?
  • Was passiert, wenn der Mitarbeiter seine Leistung nicht erbringt?

Sollten Sie an diesem Punkt immer noch keine messbaren Größen für den Output des Mitarbeiters finden, dann treten Sie einen Schritt zurück. Fragen Sie sich, wie genau die Stelle zu den Organisationszielen beiträgt. Vielleicht müssen Sie sich die Stellenbeschreibung noch einmal vornehmen.

Leistung mit KPI vergleichen

Wenn KPIs für einen Stelle vorhanden sind, dann ist der Vergleich mit den tatsächlich erbrachten Leistungen einfach. Performance-Gaps werden schnell sichtbar und sind messbar.

Gespräche über Leistungsdefizite sind nicht immer einfach…

Leistungsabweichungen gehen in zwei Richtungen. Übertrifft der Mitarbeiter das Ziel, dann muss mindestens Anerkennung und Wertschätzung folgen. Manchen Führungskräften fällt das schwer. Überwinden Sie sich. Es wird leichter mit der Zeit. In jedem Fall lohnt es sich.

Finden Sie die Gründe für die gute Performance. In wie weit sind diese übertragbar? Wiederholbar?

… erst recht nicht, wenn man über mangelnde Leistung reden muss.

Gespräche über Leistungsdefizite sind unangenehm – vor allem, wenn die Führungskraft keine entsprechende Qualifikation dafür erhalten hat, oder keine Übung hat.

Haben Sie messbare Leistungsindikatoren für die Stelle definiert, dann haben Sie eine solide Basis geschaffen. Anstatt über das ‚ob‘ zu diskutieren, können Sie direkt zum konstruktiven ‚warum‘ und der noch konstruktiveren Problemlösung übergehen.

Was jetzt?

Leistungsdefizite ansprechen und Plan für die Zukunft machen

  1. Gehen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter den Gründen für das Defizit auf die Spur. Stellen Sie keine Vermutungen an, urteilen Sie nicht verfrüht. Zuhören und beobachten!
  2. Fragen Sie den Mitarbeiter nach seinen Lösungsvorschlägen. Besprechen Sie diese. Bohren Sie nach.
  3. Erarbeiten Sie mit dem Mitarbeiter einen Maßnahmenplan. Dieser kann je nach Situation Qualifizierungen, Arbeitsanweisungen, neue Ressourcen, Zielanpassungen… enthalten.
  4. Legen Sie Deadlines und Konsequenzen fest, falls die Maßnahmen nicht umgesetzt werden oder das Ergebnis in Zukunft nicht stimmt. Kommunizieren Sie Deadlines und Konsequenzen klar und dokumentieren Sie diese.
  5. Vereinbaren Sie den Termin für das nächste Follow-up Gespräch und halten Sie sich über Fortschritte auf dem Laufenden.

Seien Sie konsequent und konsistent. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.


 

 

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